Monitoring Efektif Transformasi kesehatan Program Pencegahan dan Pengendalian Penyakit

Oleh : Indra Jaya, SKM, M.Epid

Pendahuluan
Tahun 2021 Menteri Kesehatan menginisiasi tranformasi Kesehatan sebagai pembelajaran dari pandemic COVID-19, Langkah awal yang dilakukan adalah dengan merevisi Rencana Strategis (Renstra) Kementerian Kesehatan 2020-2024. Tantangan dalam Renstra revisi tidak hanya mengembalikan ke track target yang belum tercapai pada saat pandemic tapi juga target kedepan yang telah ditetapkan.
Keberhasilan sebuah program agar dapat mencapai tujuan diperlukan dan dipengaruhi oleh perencanaan yang baik yang telah disusun sebelumnya. Factor lain yang juga turut mempengaruhi keberhasilan sebuah pelaksanaan program adalah berkaitan dengan fungsi pengawasan atau monitoring. Monitoring merupakan pengamatan yang dilakukan terhadap sesuatu hal yang telh terjadi atau dilaksanakan dalam rangka mencapai tujuan tertentu. Kegiatan monitoring dilakukan untuk mengetahui kecocokan dan ketepatan kegiatan yang dilaksnakan apakah sesuai dengan rencana yang telah disusun. Monitoring juga dapat digunakan untuk memperbaiki kegiatan yang menyimoang dari recana, mengoreksi jika terjadi penyalahgunaan sumber daya, dan mengupayakan agar tujua dapat dicapai dengan optimal.

Sistem Monitoring yang efektif
Sistem monitoring akan memberikan dampak yang baik bila dirancang dan dilakukan secara efektif. Beberapa kriteria sistem monitoring yang efektif (Mercy, 2005):

1. Sederhana dan mudah dimengerti (user friendly). Monitoring harus dirancang dengan sederhana namun tepat sasaran. Konsep yang digunakan adalah singkat, jelas, dan padat. Singkat berarti sederhana, jelas berarti mudah dimengerti, dan padat berarti bermakna (berbobot).
2. Fokus pada beberapa indikator utama. Indikator diartikan sebagai titik kritis dari suatu scope tertentu. Banyaknya indikator membuat pelaku dan obyek monitoring tidak fokus. Hal ini berdampak pada pelaksanaan sistem tidak terarah. Maka itu, fokus diarahkan pada indikator utama yang benar-benar mewakili bagian yang dipantau.
3. Perencanaan matang terhadap aspek-aspek teknis. Tujuan perancangan sistem adalah aplikasi teknis yang terarah dan terstruktur. Maka itu, perencanaan aspek teknis terkait harus dipersiapkan secara matang. Aspek teknis dapat menggunakan pedoman 5W1H, meliputi apa, mengapa, siapa, kapan, di mana dan bagaimana pelaksanaan sistem monitoring.
4. Prosedur pengumpulan dan penggalian data. Selain itu, data yang didapatkan dalam pelaksanaan monitoring pada on going process harus memiliki prosedur tepat dan sesuai. Hal ini ditujukan untuk kemudahan pelaksanaan proses masuk dan keluarnya data. Prosedur yang tepat akan menghindari proses input dan output data yang salah (tidak akurat).

Dalam pelaksanaanya, monitoring memiliki prinsip, antara lain :

1. Sistem Monitoring dan Evaluasi dibuat sederhana; disesuaikan dengan kapasitas dan sumber daya yang tersedia. Hal ini untuk menghindari kesulitan implementasi di lapangan.
2. Tujuan yang jelas. Kegiatan monitoring dan evaluasi difokuskan pada hal-hal yang relevan dengan tujuan dari monitoring itu sendiri yang dikaitkan dengan aktivitas dan tujuan program. Jangan mengumpulkan data yang tidak relevan dengan kebutuhan program. Perlu dibuat logframe, intervention logic model, dan rencana kerja monitoring dan evaluasi yang antara lain mencakup rincian indicator kinerja yang akan dipantau.
3. Dilakukan tepat waktu; ini merupakan esensi Monitoring karena ketersediaan data on-time diperlukan bagi pihak manajemen/pengguna data untuk penyelesaian masalah secara tepat waktu. Selain itu ketepatan waktu monitoring juga penting untuk mendapatkan data akurat dalam memantau obyek tertentu pada saat yang tepat.
4. Informasi hasil monitoring dan evaluasi harus akurat dan objektif; informasi tidak akurat dan objektif bisa menyebabkan false alarm. Perlu mekanisme untuk check konsistensi dan akurasi data.
5. Sistem monitoring dan evaluasi bersifat partisipatif dan transparan; perlu pelibatan semua stakeholders dalam penyusunan design dan implementasinya, serta hasilnya dapat diakses oleh semua pihak.
6. Sistem monitoring dan evaluasi dibuat flexible; dalam artian tidak kaku tapi bisa disesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi tapi masih dalam batas koridor SOP.
7. Bersifat action-oriented; monitoring diharapkan menjadi basis dalam pengambilan keputusan dan tindakan. Oleh karena itu sejak awal perlu dilakukan analisa kebutuhan informasi untuk menjamin bahwa data monitoring akan digunakan untuk melakukan tindakan.
8. Kegiatan monitoring dan evaluasi dilakukan secara cost-effective.
9. Unit monitoring dan evaluasi terdiri dari para specialists yang tidak hanya bertugas mengumpulkan data tetapi juga melakukan analisa masalah dan memberikan rekomendasi pemecahan masalah secara praktis.

Monitoring Efektif Tranformasi Kesehatan
Penatapan Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 13 Tahun 2022 Tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 21 Tahun 2020 Tentang Rencana Strategis Kementerian Kesehatan Tahun 2020-2024 seyogyanya di dukunga oleh sistem monitoring yang efektif sehingga pencapaian target indikator yang telah ditetapkan dapat dicapai. Merujuk dari beberap teori maka monitoring efektif yang digunakan dalam tranformasi Kesehatan adalah sebagai berikut :

1. Sederhana dan mudah dimengerti : Monitoring program transfromasi Kesehatan menggunakan tools dalam bentuk matrisk yang berisi variable-variabel Indikator, permasalahan, strategi/ kegiatan untuk mengatasi permasalahan, penanggungjawab dan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan permasalahan. Strategi yang ditetapkan merupakan kesepakatan bersama dengan mempertimbangkan adanya sumber daya dalam pelaksanaannya.
2. Indikator : sasaran pelaksanaan monitoring transformasi Kesehatan adalah indikator Kinerja Program untuk unit utama (eselon 1), Indikator Kinerja Kegiatan untuk Satuan/ unit Kerja dan indikator lain yang menjadi perhatian khusus di Kementerian Kesehatan.
3. Pelaksanaan monitoring dilakukan minimal 1 bulan sekali atau berdasarkan target waktu yang telah dilakukan pada saat monitoring sebelumnya dan dilakukan secara terus menerus.
4. Monitoring flexible tidak hanya berfokus pada aspek teknis tapi juga bisa dalam aspek manjemen pelaksanaan dan dukungan program.

Disamping tools monitoring efektif hal lain lain yang menjadi factor penentu dalam pelaksanaannya adalah komitmen pimpinan. Pemimpin merupakan penggerak utama organisasi. Otoritas organisasi berada di tangan pemimpin. Pemimpin juga menjadi kunci keberhasilan dari suatu organisasi. Begitu juga kegagalan organisasi juga tergantung bagaimana pemimpin melakukan proses kepemimpinanya. Monitoring dapat dilakukan secara optimal jika sistem kepemimpinan dikelola secara baik atas kendali pemimpin.

Komitmen dapat dikatakan sebagai ujung tombak pelaksanaan dan manajeman program pada Pemerintah karena inti dari penerapan suatu pelaksanaan program adalah komitmen, baik dari pimpinan maupun dari individu atau masing-masing pegawai di dalamnya. Jika pihak pimpinan mempunyai komitmen yang kuat maka ada banyak cara yang dilakukan agar Monitoring dapat diterapkan sesuai dengan kebijakan. Komitmen pimpinan dapat dilihat dari beberapa aspek antara lain keterlibatan pimpinan, adanya kebijakan penerapan monitoring secara tertulis, serta kebijakan yang disosialisasikan kepada seluruh pegawai.

Penutup
Keberhasilan pelaksanaan transformasi Kesehatan harus didukung oleh manajemen yang kuat, salah satunya dengan monitoring, saat ini pemantauan tidak efektif karena hanya sampai pada merumuskan rekomendasi/ tindak lanjut. Monitoring yang efektif berisi permasalahan, strategi/ kegiatan untuk mengatasi masalah, penangungjawab, waktu dan peran pimpinan. Upaya ini berhasil jika didukung oleh komitmen pimpinan.